Lizenzbedingungen

Softwarenutzungsvertrag

zwischen

Neurocoach Köln GmbH, Hansaring 79-81, 50670 Köln - nachfolgend „Lizenzgeber" -

und

Kunde - nachfolgend „Lizenznehmer“ -

Vertragsgegenstand / Lizenzumfang

Trainingsprogramme	Anzahl User
Strokeocoach	1

Der vorbezeichnete Vertragsgegenstand wird im Folgenden als Software bezeichnet. Der Lizenzgeber stellt dem Lizenznehmer die Software als Software-as-a-Service (SaaS) zur Nutzung in der Cloud als Abonnement zur Verfügung.

Nutzungsdauer, Kündigungsfristen und Nutzungsart

1. Die Nutzungsdauer des Lizenzvertrages ist 3 Monate. Nach diesen 3 Monaten endet der Lizenzvertrag automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

2. Der Lizenzvertrag tritt mit Zustimmung zu diesem Lizenzvertrag, ggfs. der Zusendung der Auftragsbestätigung per E-Mail und einer separaten, zeitnahen E-Mail mit den Zugangsdaten für die Software in Kraft.

3. Bei Zahlungsverzug des Lizenznehmers kann der Lizenzgeber nach Ansetzung einer angemessenen Nachfrist die Leistungen einstellen und den Vertrag überdies fristlos kündigen.

4. Der Lizenznehmer kann die Software für seinen eigenen Gebrauch und zum vorausgesetzten Zweck nutzen. Es ist beschränkt auf die im Vertrag oder im Folgegeschäft erfassten Dienstleistungen sowie die von der Software erfassten Anzahl von Klienten.

5. Das Nutzungsrecht ist auf die Vertragsdauer begrenzt.

6. Für Drittsoftware, welche gemeinsam mit der Software verwendet werden, gelten die Lizenzbedingungen des Anbieters dieser Drittsoftware. Diese sind auf blended.clinic/data-protection abrufbar. Mit der Nutzung der Software werden diese Lizenzbedingungen vom Lizenznehmer akzeptiert.

7. Bei Zahlungsverzug ist der Lizenzgeber berechtigt, dem Lizenznehmer das Nutzungsrecht an der Software nach vorgängiger Abmahnung bis zur vollständigen Begleichung der Ausstände zu entziehen. Bei einer Verletzung der Bestimmungen über den Lizenzumfang sowie der Geheimhaltung kann der Lizenzgeber dem Lizenznehmer das Nutzungsrecht definitiv entziehen.

Lizenzgebühr

1. Der Lizenznehmer bezahlt dem Lizenzgeber eine Lizenzgebühr in Höhe von 89,90 EUR.

2. Die Lizenzgebühr wird mit Kauf der Software vom Lizenzgeber in Rechnung gestellt und ist dann innerhalb von 10 Tagen fällig.

3. Sämtliche Preisangaben des Lizenzgebers verstehen sich brutto, inklusive der derzeit gültigen MwSt. von 19%.

4. Zusätzliche Leistungen werden nach Aufwand in Rechnung gestellt. Dies gilt insbesondere für die Behebung von Störungen, welche nicht von Software verursacht wurden oder die nicht reproduzierbar sind (z.B. Störungen durch Hardwareeinflüsse, Fehlbedienungen, unautorisierte Eingriffe, Einwirkungen von Drittsoftware, Viren, Fehler im vom Kunden oder von Dritten zur Verfügung gestellten Datenmaterial).

Vervielfältigungsrechte

Untersagt sind das über den bestimmungsgemäßen Gebrauch hinausgehende Kopieren der Software, die Vermietung, Verleihe oder Bekanntgabe an Dritte, die Bearbeitung, Änderung oder Erweiterung sowie das Reverse-Engineering.

Beschränkung der Lizenz und Urheberrechte

1. Die Software enthält urheberrechtlich geschütztes Material sowie Betriebsgeheimnisse, zu deren Wahrung sich der Lizenznehmer verpflichtet. Es ist verboten, die Software zu dekompilieren, rückassemblieren oder auf andere Weise in allgemein lesbare Form umzuwandeln, sowie die Software oder Teile der Software, sowie hieraus abgeleitete Produkte zu ändern, anzupassen, zu übersetzen, zu vermieten, zu verleasen, zu verleihen, oder herzustellen. Außerdem ist es verboten, den Quellcode der Software zugänglich zu machen.

2. Die Software wird als gesamtes Produkt lizenziert. Der Lizenznehmer ist nicht berechtigt, die Komponenten der Software zu trennen. Urhebervermerke, Seriennummern sowie sonstige der Programmidentifikation dienende Merkmale dürfen auf keinen Fall entfernt oder verändert werden.

3. Das Urheberrecht umfasst insbesondere den Programmcode, die Dokumentation, das Erscheinungsbild, die Struktur und Organisation der Programmdateien, den Programmnamen, Logos und andere Darstellungsformen innerhalb der Software. Jede nicht ausdrücklich genehmigte Vervielfältigung, Nutzung, Weitergabe, Änderung oder Wiedergabe des Inhaltes der Software ist verboten.

4. Das Recht zur Benutzung der Software kann nur mit schriftlicher Einwilligung des Lizenzgebers auf Dritte übertragen werden. Der Lizenznehmer ist nicht berechtigt, ohne vorherige schriftliche Einwilligung des Lizenzgebers die Software oder zugehöriges schriftliches Material an Dritte zu übergeben oder sonst wie zugänglich zu machen. Der Lizenznehmer ist nicht berechtigt, das Softwareprodukt zu vermieten oder zu verleasen.

Mitwirkung des Lizenznehmers

1. Der Lizenznehmer muss die Voraussetzungen schaffen, dass der Lizenzgeber die geschuldeten Leistungen erbringen kann. Der Lizenznehmer ist insbesondere für folgende Bereiche verantwortlich:

Beschaffung und Betrieb der Hardware und von Drittsoftware/Betriebssoftware, welche zur reibungslosen Nutzung der Software notwendig sind. Die folgenden technischen Voraussetzungen sind derzeit erforderlich, um die Software als Anwender zu nutzen:

Internetfähiges Handy
Stabile Internetverbindung
Android oder iOS Version iOS 11 / Android 7.1
Laptop (Zugang zur Plattform), Browser
E-Mail-Adresse

Bereitstellung der zu verarbeitenden Daten, verbunden mit der Zusicherung, dass diese rechtmäßig im Besitz des Kunden sind; Eingabe der Daten; Datenübernahme und Wiederherstellung der Daten; Verantwortung für die Datenintegrität und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften;

Unverzügliche Information beim Auftreten von Störungen und Fehlern in der vom Lizenzgeber vorgegebenen Form (Kontaktaufnahme mit Help Desk);

Sachgemäße Anwendung der vom Lizenzgeber zur Verfügung gestellten Software

Bereitstellung und Sicherstellung von Datenkommunikation, Internetanschluss und Telefonie; Verwaltung der Schnittstellen mit den Telekommunikationsanbietern.

2. Der Lizenznehmer ist damit einverstanden, dass der Lizenzgeber ihn als Referenz in seinen Verkaufsunterlagen führt.

Pflichten des Lizenzgebers

Leistungen des Lizenzgebers

Der Lizenzgeber betreibt die Software auf einer Betriebsumgebung und stellt sie dem Lizenznehmer zur Nutzung als Service zur Verfügung. Das Cloud Abonnement umfasst die folgenden Leistungen:

Betrieb der Software (7x24h) vorbehaltlich der vorgesehenen Wartungsfenster
Nutzung der Software gemäß den Nutzungsbedingungen
Einspielen der freigegebenen Releases der Software, so dass die Nutzung in der aktuellen Version erfolgen kann
Datensicherung gemäß Ziffer 8c)
Help Desk gemäß Ziffer 12

Subunternehmer und Betriebsort

Mit dem Betrieb der Software und der Cloud Abonnement Infrastruktur sowie des Help Desk kann der Lizenzgeber Subunternehmer beauftragen. Der Betrieb erfolgt in der Bundesrepublik Deutschland.

Datensicherung und Wiederherstellung

Die mit der Software verarbeiteten Daten des Kunden werden täglich gesichert. Bei einem durch den Lizenzgeber verursachten Datenverlust stellt der Lizenzgeber die Daten gemäß der Datensicherung des Vortages wieder her. Weitere Gewährleistungsansprüche bei Datenverlust sind ausgeschlossen.

Weiterentwicklung

Der Lizenzgeber entwickelt die Software laufend weiter und behebt Fehler im Rahmen von Updates. Die Priorisierung der Entwicklung erfolgt gemäß der Releaseplanung des Lizenzgebers. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass sich Erscheinungsbild, Schnittstellen, Verhalten und Output der Software als Folge des Innovationsprozesses ändern können.

Gewährleistung

1. Der Lizenzgeber garantiert ab dem Zeitpunkt der Übergabe, dass die Software hinsichtlich ihrer Funktionsweise im Wesentlichen der Beschreibung im Handbuch entspricht und unter der oben genannten Hardware auf dem oben genannten Betriebssystem ablauffähig ist. Die ununterbrochene und störungsfreie Verwendung der Software wird nicht gewährleistet.

2. Der Lizenzgeber wendet beim Betrieb der Software die erforderliche Sorgfalt an und berücksichtigt die technisch-wissenschaftlichen Grundsätze der Informatik.

3. Der Lizenzgeber weist darauf hin, dass es nach dem heutigen Stand der Technik nicht möglich ist, Computer-Software vollständig fehlerfrei zu erstellen.

4. Der Lizenzgeber führt eine Qualitätssicherung durch und gewährleistet, dass die Inhalte der Software/Programme den „WHO-Leitlinien zu körperlicher Aktivität und sitzendem Verhalten“ entsprechen.

5. Für Software von Drittherstellern, einschließlich Open Source Software (Drittsoftware), ist jede Gewährleistung und Haftung soweit gesetzlich zulässig ausgeschlossen.

6. Die Gewährleistungsfrist beträgt 24 Monate. Sie beginnt durch die Inbetriebnahme im Cloud Abonnement.

7. Die Fehlerbehebung erfolgt durch Lieferung eines neuen Releases der Software. Weitere Gewährleistungsansprüche sind ausgeschlossen.

8. Dem Lizenznehmer obliegt eine sorgfältige Bedienung der Software.

9. Der Lizenzgeber übernimmt keinerlei Gewähr dafür, dass die Software den Bedürfnissen des Lizenznehmers entspricht, mit Programmen des Lizenznehmers zusammenarbeitet, oder die Software für die Zwecke des Anwenders geeignet ist.

Immaterialgüterrecht

Sämtliche Immaterialgüterrechte an der Software, an mitgelieferten Unterlagen und Updates der Software, an sämtlichen Features und Reports, welche vom Lizenzgeber für den Lizenznehmer angefertigt werden, sowie an allen anderen Arbeitsergebnissen stehen dem Lizenzgeber zu. Der Kunde erhält daran ein Nutzungsrecht gemäß den Bestimmungen dieses Vertrages.

Haftung

1. Auf Schadensersatz haftet der Lizenzgeber nur im Falle von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber nur für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

2. Die vorgenannten Haftungsbeschränkungen gelten auch für die gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Lizenzgebers. Die vorgenannten Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit der Lizenzgeber eine Garantie übernommen hat.

3. Die Haftung für indirekte Schäden und insbesondere entgangenen Gewinn ist in jedem Fall ausgeschlossen. Es besteht auch keine Haftung, wenn die Mängel auf nicht beeinflussbare Ursachen (insbesondere höhere Gewalt), auf unsachgemäße Bedienung oder auf andere, durch den Kunden zu vertretende Gründe zurückzuführen sind.

Help Desk

1. Der Lizenzgeber betreibt einen Help Desk, welcher für die elektronische oder auch telefonische Beantwortung von Fragen zur Software in deutscher oder niederländischer Sprache in Anspruch genommen werden kann.

2. Leistungen und Angebot können der Anlage 1 Service Level Agreement entnommen werden.

3. Der Lizenzgeber wendet beim Betrieb des Help Desk die erforderliche Sorgfalt an.

4. Der Help Desk ist in der Cloud Abonnement Gebühr enthalten und nicht separat kostenpflichtig.

Geheimhaltung

1. Der Lizenzgeber und der Lizenznehmer sichern sich gegenseitig zu, alle ihnen im Zusammenhang mit dem Vertrag und seiner Durchführung zur Kenntnis gebrachten Geschäftsgeheimnisse als solche zu bewahren und Dritten nicht zugänglich zu machen, soweit diese nicht allgemein bekannt oder aufgrund einer rechtskräftigen behördlichen oder richterlichen Entscheidung offen zu legen sind. Als Geschäftsgeheimnisse des Lizenzgebers gelten insbesondere Informationen über Code und Struktur der Software. Diese Pflicht gilt über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus.

2. Der Lizenznehmer stellt sicher, dass alle von ihm beauftragten Personen eine Verpflichtungserklärung im Rahmen von §5 BDSG abgegeben haben und zur Verschwiegenheit verpflichtet wurden.

3. Nicht von der Geheimhaltungspflicht umfasst sind Informationen und Unterlagen, die zum Zeitpunkt der Offenlegung allgemein bekannt und zugänglich oder dem empfangenden Vertragspartner zum Zeitpunkt der Offenlegung bereits bekannt waren oder ihm von Dritten berechtigterweise zugänglich gemacht worden sind.

Datenschutz und Informationssicherheit

Der Lizenzgeber hält bei der Leistungserbringung die geltenden Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen ein. Insbesondere bearbeitet der Lizenzgeber ihr zugängliche Personendaten des Lizenznehmers nur in dem Umfang und zu demjenigen Zweck, wie dies für die Vertragserfüllung notwendig ist. Der Lizenzgeber trifft diejenigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Informationssicherheit, wie sie für die Leistungserbringung nach der Gesetzgebung und dem Stand der Technik erforderlich sind.

Der Lizenzgeber verarbeitet im Rahmen der Nutzung der Software Personendaten des Lizenznehmers. Die anonymisierten Daten können von dem Lizenzgeber auch nach Beendigung des Vertrages genutzt werden (z.B. für wissenschaftliche Studien).

Höhere Gewalt

Bei höherer Gewalt handelt es sich um Ereignisse, auf welche die Parteien keinen Einfluss haben. Als Anwendungsfälle höherer Gewalt gelten insbesondere: Störungen der öffentlichen Stromversorgung, der Kommunikationsinfrastruktur sowie der Transportwege, staatliche Maßnahmen, Viren- oder Hackerangriffe, Feuer, außerordentliche Witterungsbedingungen, Epidemien, Pandemien, Nuklear- und Chemieunfälle, Erdbeben, Krieg, Terrorangriffe, Streik und Sabotage. Ist eine Partei aufgrund höherer Gewalt daran gehindert, ihre vertraglichen Pflichten zu erfüllen, so ist die betroffene Partei von ihrer Haftung wegen Nichterfüllung befreit, solange der Zustand höherer Gewalt andauert. Bei andauernder höherer Gewalt kann jede Partei den Vertrag rückwirkend ab dem Zeitpunkt des Eintritts der höheren Gewalt auflösen. Bis zu diesem Zeitpunkt erbrachte Leistungen sind zu vergüten.

Sonstiges

1. Alle Ergänzungen und Änderungen dieses Vertrags bedürfen zur Wirksamkeit der Schriftform. Die Vertragspartner genügen diesem Erfordernis auch durch Übersendung von Dokumenten in Textform, insbesondere per E-Mail, soweit nicht für einzelne Erklärungen in diesem Vertrag etwas anderes bestimmt ist.

2. Sollte sich herausstellen, dass Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam oder nichtig sind, so soll der Lizenzvertrag dadurch nicht im Ganzen berührt werden. Es soll vielmehr die unwirksame oder nichtige Bestimmung durch eine wirksame ersetzt werden, die dem Sinn dieses Vertrags am nächsten kommt.

3. Sämtliche Rechtsbeziehungen aus diesem Vertragsverhältnis unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

4. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Nürnberg.

5. Erfüllungsort ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Lizenzgebers in Köln.

Anlage 1: Service Level Agreement

Unsere Leistungen

Unser Service Angebot

Erreichbarkeit - Service Desk

Montag – Freitag von 8 – 16Uhr

(in deutscher und niederländischer Sprache)

Ausgenommen landes- und bundeslandspezifische Feiertage sowie Samstag und Sonntag

Service Kanäle

Email: Support@blended.clinic
Chat/Messanger: Integriert in unsere Software
Telefonisch (8- 16 Uhr):

D: 0049-(0)221-65085428

NL: 0031-(0)45-7009705

Störungsannahme

(Tickets, Chat und Email)

24/7

Max. Reaktionszeit während der Service Desk Zeiten

4 Stunden

Max. Wiederherstellungszeit

48h bis zum vollständigen Funktionsumfang,

sofern der Fehler durch das Team selbständig behoben werden kann.

Server Standorte

Das Hosting unserer Lösung (Software, Apps und Webshop) findet ausnahmslos in der EU statt.

Für deutsche Kunden: Frankfurt a.M.

Für niederländische Kunden: Maastricht

Für Schweizer Kunden: Zürich

Server Betriebszeit

24/7

Zertifizierungen

ISO 27001

Verfügbarkeit der Software

97% im Quartal

Wartungsfenster

Bei Bedarf täglich ab 23 Uhr

Reporting:

Nein, auf Anfrage

Backup Zyklen:

1x monatlich Spiegelung über 2 Server (Software + Daten)

Version vom: 22.10.2024

Anlage 2: Vertrag über die Verarbeitung von Daten im Auftrag

zwischen

Kunde - Auftraggeber -

und

Neurocoach Köln GmbH
Hansaring 79-81
50670 Köln

- Auftragnehmer –

1. Allgemeines

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.

2. Gegenstand des Auftrags

Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage A zu diesem Vertrag festgelegt.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 5 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.

(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

(3) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.

(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(5) Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage A benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.

(6) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

(7) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.

4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.

(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Datenverarbeitung im Auftrag nur in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen.

(3) Der Auftragnehmer sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu.

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. Der Auftragnehmer wird Änderungen in der Organisation der Datenverarbeitung im Auftrag, die für die Sicherheit der Daten erheblich sind, vorab mit dem Auftraggeber abstimmen.

(5) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung so lange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

(6) Die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers außerhalb von Betriebsstätten des Auftragnehmers oder Subunternehmern ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder Textform zulässig. Eine Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber in Privatwohnungen ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder Textform im Einzelfall zulässig.

(7) Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, getrennt von anderen Daten verarbeiten. Eine physische Trennung ist nicht zwingend erforderlich.

(8) Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage A benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.

5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber den Namen und die Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten gesondert in Textform mitteilen.

(2) Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.

6. Meldepflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht im Falle von Datenschutzverletzungen nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:

eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 11 dieses Vertrages.

(2) Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.

8. Kontrollbefugnisse

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.

(3) Der Auftraggeber kann eine Einsichtnahme in die vom Auftragnehmer für den Auftraggeber verarbeiteten Daten sowie in die verwendeten Datenverarbeitungssysteme und -programme verlangen.

(4) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.

9. Unterauftragsverhältnisse

(1) Die Beauftragung von Unterauftragnehmern durch den Auftragnehmer ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers in Textform zulässig. Der Auftragnehmer wird alle bereits zum Vertragsschluss bestehenden Unterauftragsverhältnisse in der Anlage B zu diesem Vertrag angeben.

(2) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Das Ergebnis der Kontrolle ist vom Auftragnehmer zu dokumentieren und auf Anfrage dem Auftraggeber zu übermitteln.

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat. Für den Fall, dass kein Datenschutzbeauftragter beim Unterauftragnehmer benannt worden ist, hat der Auftragnehmer den Auftraggeber hierauf hinzuweisen und Informationen dazu beizubringen, aus denen sich ergibt, dass der Unterauftragnehmer gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

(4) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.

(5) Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.

(6) Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 8 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.

(7) Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betreffen, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.

10. Vertraulichkeitsverpflichtung

(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie dem Auftraggeber obliegen. Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer etwaige besondere Geheimnisschutzregeln mitzuteilen.

(2) Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und er mit der Anwendung dieser vertraut ist. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und zur Vertraulichkeit verpflichtet hat. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er insbesondere die bei der Durchführung der Arbeiten tätigen Beschäftigten zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und diese über die Weisungen des Auftraggebers informiert hat.

(3) Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.

11. Wahrung von Betroffenenrechten

(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.

(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung - durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(4) Für den Fall, dass ein Betroffener seine Rechte nach den Art. 12-23 DSGVO beim Auftragnehmer geltend macht, obwohl dies offensichtlich eine Verarbeitung personenbezogener Daten betrifft, für die der Auftraggeber verantwortlich ist, ist der Auftragnehmer berechtigt, dem Betroffenen mitzuteilen, dass der Auftraggeber der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist. Der Auftragnehmer darf dem Betroffenen in diesem Zusammenhang die Kontaktdaten des Verantwortlichen mitteilen.

12. Geheimhaltungspflichten

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

13. Vergütung

Die Vergütung des Auftragnehmers wird gesondert vereinbart.

14. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage C zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

(3) Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungs- und/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber informieren.

15. Dauer des Auftrags

(1) Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

(2) Er ist mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende kündbar.

(3) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.

16. Beendigung

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt. Für Datenträger gilt, dass diese im Falle einer vom Auftraggeber gewünschten Löschung zu vernichten sind, wobei mindestens die Sicherheitsstufe 3 der DIN 66399 einzuhalten ist; die Vernichtung ist dem Auftraggeber unter Hinweis auf die Sicherheitsstufe gemäß DIN 66399 nachzuweisen.

(2) Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgemäße Rückgabe und Löschung der Daten beim Auftragnehmer zu kontrollieren. Dies kann auch durch eine Inaugenscheinnahme der Datenverarbeitungsanlagen in der Betriebsstätte des Auftragnehmers erfolgen. Die Vor-Ort-Kontrolle soll mit angemessener Frist durch den Auftraggeber angekündigt werden.

(3) Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Auftrag verarbeitet worden sind, über die Beendigung des Vertrages hinaus speichern, wenn und soweit den Auftragnehmer eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft. In diesen Fällen dürfen die Daten nur für Zwecke der Umsetzung der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind die Daten unverzüglich zu löschen.

17. Zurückbehaltungsrecht

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i.S.d. § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.

18. Schlussbestimmungen

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.

Anlage A - Gegenstand des Auftrags

1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

Der Auftrag an den Auftragnehmer umfasst folgende Arbeiten und/oder Leistungen:

Hosting, Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der erworbenen Softwarelizenz im Rahmen des vereinbarten Lizenzvertrags.

Vor dem Hintergrund des SaaS-Betriebsmodells (zur Nutzung der Softwarelizenz(en) durch den Auftraggeber) werden auf der IT-Infrastruktur des Auftragnehmers auch Kundendaten des Auftraggebers verarbeitet und gespeichert.

2. Art(en) der personenbezogenen Daten

Folgende Datenarten sind dabei regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

Nutzerdaten der Kunden (Patienten) des Auftraggebers:

Vor- und Nachname des Therapeuten
Vor- und Nachname des Patienten
Geburtsdatum
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Adressdaten
Geschlecht

Gesundheitsdaten der Nutzer:

Persönliche Trainingsdaten (wie z.B. Blutdruck Messwerte) der Patienten lt. angewendetem Trainingsprogramm und zugehöriger Auskunftsfragebögen

3. Kategorien betroffener Person

Von der Datenverarbeitung betroffenen Personen sind:

Patienten bzw. Kunden, die unsere Software-Plattform und die Trainingsprogramme nutzen
Therapeuten, Praxis- sowie Klinik-Mitarbeiter sowie administrativ tätiges Personal, die die Therapiedaten aufnehmen und/oder weiterverarbeiten.

4. Weisungsberechtigte Personen des Auftraggebers

In diesem Zusammenhang nicht relevant.

5. Weisungsempfangsberechtigte Personen des Auftragnehmers

In diesem Zusammenhang nicht relevant.

Anlage B - Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).

Dabei handelt es sich um nachfolgende Unternehmen:

Unterauftragnehmer 1:

Microsoft Corporation Microsoft Irland Operation Limited

One Microsoft Way One Microsoft Place
Redmond, WA 98052-6399 South County Business Park
USA Leopardstown

Dublin 18, D18P521

Der Unterauftragnehmer Microsoft Azure ist beauftragt, das Hosting und den Betrieb der Softwareplattform zu übernehmen.

Unterauftragnehmer 2:

Freshworks Inc.

2950 S. Delaware St,

Suite 201, San Mateo, CA 94

USA

Der Unterauftragnehmer Freshworks Inc. hostet und betreibt das abonnierte CRM- und Ticketing System.

Unterauftragnehmer 3:

Stripe Technology Europe Ltd.

25/28 North Wall Quay

Dublin 1, D01H104

Der Unterauftragnehmer Stripe ist beauftragt, die Abwicklung des Bezahlprozesses im Webshop zu übernehmen.

Unterauftragnehmer 4:

TransIP

Kantoor TransIP
Vondellaan 47
2332 AA Leiden

Der Unterauftragnehmer TransIP ist beauftragt, das Hosting und den Betrieb den Webshop von zu übernehmen. Für Fragen zu den Unterauftragnehmern wenden Sie sich an:

Support@blended.clinic

Anlage C - TOM Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO. Die technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen des Datenimporteurs sind unter https://blended.clinic/security niedergelegt.

Zutrittskontrolle

Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren:

☒ Alarmanlage

☒ Absicherung von Gebäudeschächten

☒ Automatisches Zugangskontrollsystem

☒ Chipkarten-/Transponder-Schließsystem

☐ Schließsystem mit Codesperre

☐ Manuelles Schließsystem

☐ Biometrische Zugangssperren

☒ Videoüberwachung der Zugänge

☐ Lichtschranken / Bewegungsmelder

☐ Sicherheitsschlösser

☒ Schlüsselregelung (Schlüsselausgabe etc.)

☒ Personenkontrolle beim Pförtner / Empfang

☒ Protokollierung der Besucher

☒ Tragepflicht von Berechtigungsausweisen

☐ Sicherheitsschlösser

☒ Schlüsselregelung (Schlüsselausgabe etc.)

☐ Sonstige: …………………………………………..

Zugangskontrolle

Maßnahmen, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können:

☒ Zuordnung von Benutzerrechten

☒ Erstellen von Benutzerprofilen

☒ Passwortvergabe

☐ Authentifikation mit biometrischen Verfahren

☒ Authentifikation mit Benutzername / Passwort

☒ Zuordnung von Benutzerprofilen zu IT-Systemen

☒ Gehäuseverriegelungen

☒ Einsatz von VPN-Technologie

☒ Sperren von externen Schnittstellen (USB etc.)

☒ Personenkontrolle beim Pförtner / Empfang

☒ Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal

☒ Sorgfältige Auswahl von Wachpersonal

☒ Einsatz von Intrusion-Detection-Systemen

☒ automatische Sperrmechanismen

☒ Zwei-Faktor-Authentifizierung

☒ Verschlüsselung von Datenträgern

☐ Sonstige: …………………………………………..

Zugriffskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können:

☐ Erstellen eines Berechtigungskonzepts

☐ Verwaltung der Rechte durch Systemadministrator und bedarfsgerechte Zugriffsrechte

☐ Anzahl der Administratoren auf das „Notwendigste“ reduziert

☐ Passwortrichtlinie inkl. Passwortlänge, Passwortwechsel

☐ Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, insbesondere bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten

☐ Sichere Aufbewahrung von Datenträgern

☐ Physische Löschung von Datenträgern vor Wiederverwendung

☐ Ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern (DIN 66399)

☐ Einsatz von Aktenvernichtern bzw. Dienstleistern (nach Möglichkeit mit Datenschutz-Gütesiegel)

☐ Protokollierung der Vernichtung

☐ Verschlüsselung von Datenträgern

☐ Verschlüsselung von mobilen Datenträgern

☐ Verschlüsselung von Smartphone-Inhalten

☐ Einsatz von zentraler Smartphone-Administrations-Software (z.B. zum externen Löschen von Daten)

☐ Verschlüsselung von Datenträgern in Laptops / Notebooks

☐ Sonstige: …………………………………………..

Trennungskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können:

☒ Physikalisch getrennte Speicherung auf gesonderten Systemen oder Datenträgern

☒ Logische Mandantentrennung (softwareseitig)

☒ Erstellung eines Berechtigungskonzepts

☒ Verschlüsselung von Datensätzen, die zu demselben Zweck verarbeitet werden

☐ Versehen der Datensätze mit Zweckattributen/Datenfeldern

☒ Bei pseudonymisierten Daten: Trennung der Zuordnungsdatei und der Aufbewahrung auf einem getrennten, abgesicherten IT-System

☒ Festlegung von Datenbankrechten

☒ Trennung von Produktiv- und Testsystem

☐ Sonstige: …………………………………………..

Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen.

Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Weitergabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist:

☒ Einrichtungen von Standleitungen bzw. VPN-Tunneln

☒ Weitergabe von Daten in anonymisierter oder pseudonymisierter Form

☒ E-Mail-Verschlüsselung

☐ Erstellen einer Übersicht von regelmäßigen Abruf- und Übermittlungsvorgängen

☐ Dokumentation der Empfänger von Daten und der Zeitspannen der geplanten Überlassung bzw. vereinbarter Löschfristen

☐ elektronische Signatur

Eingabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind:

☒ Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten

☒ Erstellen einer Übersicht, aus der sich ergibt, mit welchen Applikationen welche Daten eingegeben, geändert und gelöscht werden können.

☒ Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)

☒ Aufbewahrung von Formularen, von denen Daten in automatisierte Verarbeitungen übernommen worden sind

☒ Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts

☐ Sonstige: …………………………………………..

Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Verfügbarkeitskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind:

☒ Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)

☒ Klimaanlage in Serverräumen

☒ Geräte zur Überwachung von Temperatur und Feuchtigkeit in Serverräumen

☒ Schutzsteckdosenleisten in Serverräumen

☒ Feuer- und Rauchmeldeanlagen

☒ Feuerlöschgeräte vor den Serverräumen

☒ Alarmmeldung bei unberechtigten Zutritten zu Serverräumen

☒ Erstellen eines Backup- & Recoverykonzepts

☒ Redundante Absicherung von Servern und/ oder Datenbeständen

☒ Testen von Datenwiederherstellung

☒ Notfallplan bei IT-Störungen vorhanden

☒ Aufbewahrung von Datensicherung an einem sicheren, ausgelagerten Ort

☒ Serverräume nicht unter sanitären Anlagen

☒ In Hochwassergebieten: Serverräume über der Wassergrenze

☒ Einsatz von Anti-Viren-Software

☒ Einsatz einer Hardware-Firewall

☒ Einsatz einer Software-Firewall

☒ Backup-Strategie (online/offline; on-site/off-site) zur raschen Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DS-GVO);

☐ Sonstige: …………………………………………..

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

☐ Der Auftragnehmer hat bei gegebenem Anlass, mindestens aber jährlich, eine Überprüfung, Bewertung und Evaluation der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung durchzuführen (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO). Das Ergebnis samt vollständigem Auditbericht ist dem Auftraggeber auf Anforderung mitzuteilen.

☐ Die Bewertung des Risikos samt der Auswahl der geeigneten technischen und organisatorischen Datensicherheitsmaßnahmen des Auftragsverarbeiters wurden am ……………………

durch folgende unabhängige externe Stellen auditiert/zertifiziert gemäß den Zertifizierungen nach Art. 42 :

…………………………………………………………………………………………………

Diese vollständigen Prüfunterlagen und Auditberichte können vom Verantwortlichen jederzeit eingesehen werden. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber über den Widerruf einer Zertifizierung nach Art. 42 Abs. 7 DS-GVO unverzüglich zu informieren.

Ferner wurden folgende Maßnahmen getroffen:

☒ Datenschutz-Management

☒ Incident-Response-Management

☒ Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO);

Auftragskontrolle

☐ Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können

☒ Verpflichtung der Mitarbeiter auf die Vertraulichkeit

☒ Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit)

☐ Vorherige Prüfung der und Dokumentation der beim Auftragnehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen

☐ Schriftliche Weisungen an den Auftragnehmer (z.B. Eindeutige Vertragsgestaltung)

☒ Auftragnehmer hat Datenschutzbeauftragten bestellt

☒ Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags

☒ Wirksame Kontrollrechte gegenüber dem Auftragnehmer vereinbart

☐ Laufende Überprüfung des Auftragnehmers und seiner Tätigkeiten

☐ Vorabüberzeugungspflicht, Nachkontrollen.